Le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde soit d’accord. Il permet notamment de cadrer les missions des acteurs impliqués, dont celles du directeur ou chef de projet, que celui-ci soit externe ou interne à l’entreprise. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire ou soumissionnaire et à organiser la relation tout au long du projet. Il comprend et définit l’architecture du projet.
Le cahier des charges est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l’équipe interne, et décliné dans les documents contractuels. Vers l’extérieur, c'est en outre un outil fondamental de communication du chef de projet.
Le cahier des charges doit clairement permettre :
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De définir précisément le problème ou la situation à améliorer |
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De présenter les éléments d'une entente pouvant lier les deux partie |
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D'identifier clairement les besoins de l'entreprise |
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De servir de document de référence pour éviter les problèmes d'interprétation et les outils |
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De préciser les objectifs de l'intervention et les résultats attendus |
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De préciser les objectifs de l'intervention et les résultats attendus |
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D'établir les règles et les exigences de base pour la réalisation de l'intervention |
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De définir les responsabilités et les rôles respectifs des parties engagées dans l'intervention |
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D'obliger la société-conseil et ses conseillers à préciser les services à fournir et les biens livrables |
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De déterminer les modalités de règlement en cas de litiges |
Le cahier des charges doit détailler les besoins fonctionnels (processus / activités), les besoins non fonctionnels (confidentialité, intégrité, disponibilité et traçabilité des données), les besoins et les contraintes en termes d’architecture et d’infrastructure techniques, ainsi que les prestations attendues en termes d’intégration, administration et exploitation.
Il facilite aussi le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que les niveaux souhaités ou exigés pour ces critères. Enfin, il peut s'agir d'un engagement contractuel entre les différentes parties, notamment concernant le respect des niveaux établis pour les critères, s'il est accompagné de clauses juridiques adéquates.
Le cahier des charges comprendra notamment les composantes suivantes :
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OPTIMISATION des procédures |
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REENGINEERING des process |
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MODÉLISATION des process |
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Coordination et gestion du projet |
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ORGANISATION efficace des process |
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Gestion et analyse du projet et people management |
