L’audit de fonctionnement se déroule suivant plusieurs étapes.
L’audit de fonctionnement : un état des lieux
La première étape pour réaliser un audit de fonctionnement consiste à réaliser un état des lieux et recenser un maximum d’informations sur l’entreprise et l’organisation.
Cette étape passe par :
L’analyse et la compréhension de l’organisation actuelle (rôles, responsabilités et missions de chacun, ...) | |
La représentation de l’organisation | |
La description des process (flux d’information, enchaînement des tâches, acteurs, automatisation, ...) | |
L’analyse et l’appréciation des outils mis en place | |
La rencontre et l’entretien avec les principaux intervenants de l’organisation afin de connaître les dysfonctionnements qu’ils peuvent ressentir, les forces et les faiblesses de l’organisation actuelle | |
La détermination des risques éventuels |
L’audit de fonctionnement : évaluer l’organisation
Après avoir bien compris l’organisation, il faut poser un diagnostic, l’évaluer et comprendre la ou les raison(s) des dysfonctionnements vu lors de l’état des lieux. Cette évaluation passe habituellement par la mise en place d’indicateurs permettant de mesurer la productivité au regard des objectifs que l’entreprise s’est fixés.Elle passe également par la rédaction d’un rapport indiquant les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les opportunités et les menaces de l’environnement. Nous y revenons dans l’analyse SWOT. A noter que les dysfonctionnements peuvent être d’ordres divers et variés : défaut de qualité, tâches non productives, non respect des procédures, ...